INFORME EJECUTIVO ESPECIAL Nº 030 – 2017
Resolución de Secretaría de Gobierno Digital SEGDI (antes ONGEI) N° 001-2017-PCM/SEGDI
Con fecha 09 de agosto de 2017 se publicó en el diario oficial El Peruano la aprobación del Modelo de Gestión Documental (MGD) para su implementación obligatoria en todas las entidades del Poder Ejecutivo y voluntaria u opcional en el resto del sector público, de conformidad con el artículo 8º del Decreto Legislativo Nº 1310 con respecto a la interconexión de sistemas de tramite documentario o similares entre entidades.
El Modelo de Gestión Documental (MGD) se basa en estándares y buenas prácticas. Define la política, objetivos y procesos que permitirán implementar y mantener flujos documentales óptimos en una entidad, facilitando la trazabilidad e interoperabilidad con sistemas o aplicaciones de gestión documental de otras entidades.
Se soporta en documentos digitalizados, técnica y jurídicamente válidos por medio de la firma digital, por lo que hace obligatorio el uso de la Ley de Firmas y Certificados Digitales y por ende, en el marco de los documentos electrónicos, el uso de la microforma, lo que la coloca en una posición relevante para efectos de la modernización del Estado y la Simplificación Administrativa.
El Modelo de Gestión Documental será publicado en el Portal del Estado Peruano (www.peru.gob.pe), en el portal de la Secretaría de Gobierno Digital – SEGDI de la Presidencia del Consejo de Ministros (www. gobiernodigital.gob.pe), y en el portal institucional de la Presidencia del Consejo de Ministros (www.pcm.gob.pe)
I. IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Las entidades que implementen el Modelo de Gestión Documental deben incorporar en sus Planes Operativos Institucionales las acciones necesarias definidas según el modelo. El Titular de cada entidad designa al Responsable Directivo de la Gestión Documental Institucional quien se encargará de coordinar la implementación.
Seguimiento de la implementación
Las entidades que implementen el MGD deben informar trimestralmente a la Secretaría de Gobierno Digital (SEGDI antes ONGEI) el avance en la implementación del Modelo de Gestión Documental. La SEGDI elaborará semestralmente un informe de evaluación que dé cuenta del cumplimiento de la implementación del referido Modelo por parte de las entidades comprendidas en el alcance.
La SEGDI también emite las directivas o lineamientos necesarios para la efectiva implementación y mantenimiento del Modelo de Gestión Documental. Conjuntamente con las entidades que han participado en su elaboración brindará el asesoramiento metodológico y técnico, así como también desarrollará capacitaciones a las entidades que lo requieran.
Esquema de componentes del Modelo de Gestión Documental MGD
La implementación del MGD debe incluir como mínimo el desarrollo de todos sus componentes, los cuales comprenden 02 ejes transversales, 10 requisitos y 04 procesos, el modelo es flexible en el sentido que permite definir e incorporar componentes adicionales como mejoras.
Los documentos electrónicos que las entidades intercambien comprenderán: información básica sobre el documento, representación de la firma digital, documentos anexos y metadatos asociados.
Principios del Modelo de Gestión Documental – MG
Beneficios del MGD