Eliminación de Documentos de Archivo

Cybersec
mayo 28, 2018

INFORME EJECUTIVO ESPECIAL Nº 039-2018

Resolución Jefatural Nº012-2018-AGN/J que aprueba la Directiva Nº001-2018-AGN/DNDAAI, Norma para la Eliminación de Documentos de Archivo en las Entidades del Sector Público, publicada el 26-1-18

Mediante la Resolución Jefatural Nº 012-2018-AGN/J de fecha de 26 de Enero del 2018 se aprobó la Directiva Nº 001-2018-AGN/DNDAAI, Norma para la Eliminación de Documentos de Archivo en las Entidades del Sector Público, dejando sin efecto la Resolución Jefatural Nº 173-86-AGN-J de fecha 18 de Noviembre de 1986 que aprobó la Directiva Nº 006/86-AGN-DGAI. La Directiva es de cumplimiento obligatorio, bajo sanción administrativa por incumplimiento conforme la Resolución Jefatural Nº076-2008-AGN/J.

Por otro lado, existe un Régimen Especial para la eliminación de los documentos convertidos a microformas conforme al Decreto Legislativo Nº 681, que abarca la problemática de una forma simplificada y que garantiza la disposición de los mismos.

I. Régimen Tradicional para la Eliminación Documental del Sector Público.

1. Aspectos Generales de la Directiva.
Esta nueva Directiva busca orientar a las Entidades Públicas en la implementación del procedimiento de autorización de eliminación de documentos de los archivos de entidades del sector público, además de establecer pautas y directrices para su funcionamiento.

Dentro de sus finalidades encontramos:

  • Garantizar la adecuada eliminación de documentos en los archivos de las entidades del sector público
  • Descongestionar de manera dinámica y progresiva los repositorios de los archivos de las entidades del sector público
  • Asegurar el uso racional de recursos, equipos, mobiliario y espacios físicos
  • Establecer directrices que permitan uniformizar criterios en el procedimiento para la eliminación de los documentos propuestos a eliminar por las entidades del sector público
  • Evitar que las entidades del sector público incurran en vicios procedimentales o efectúen interpretación inadecuada sobre las normas que regula el procedimiento de eliminación de los documentos.

También establece con mayor claridad el procedimiento para la eliminación de los documentos, los plazos de respuesta y los formatos a usar. Los nuevos formatos se presentan en los Anexos de la Directiva, tales como el formato del Acta de Sesión del Comité Evaluador de Documentos (CED) junto con recomendaciones para su elaboración, el Formato de Inventario de Registro de Documentos a Eliminar y el Formato del Acta de Verificación de Metraje de Documentación, entre otros, los cuales se tienen que concordar con la Directiva sobre Foliación

La presente Directiva es de cumplimiento obligatorio para todas las Entidades del Sector Público – de acuerdo al Reglamento de la Ley Nº25323, que crea el Sistema Nacional de Archivos, aprobado mediante Decreto Supremo Nº 008-92-JUS, concordado con lo establecido en el artículo I del Título Preliminar del Texto Único Ordenado de la Ley Nº 27444 de la Ley del Procedimiento Administrativo General, aprobado por Decreto Supremo Nº 006-2017-JUS.

2. Sobre el procedimiento de autorización para la Eliminación de Documentos del Sector Público.
La eliminación de documentos es un procedimiento archivístico que consiste en la destrucción física de documentos con previa autorización expresa por el Archivo General de la Nación, el cual tiene entre sus funciones el normar la producción y eliminación de documentos, estableciendo a nivel nacional las normas y procedimientos de los procesos archivísticos.

Las solicitudes de autorización para eliminación de documentos son recibidas todo el año, sin embargo, cuenta con una fecha límite por lo que se debe enviar hasta el 30 de octubre de cada año para que su ejecución se pueda hacer efectiva en ese mismo año.

En caso una Entidad cuente con un Programa de Control de Documentos se garantiza la eliminación de las series documentales al vencimiento de su periodo de retención de acuerdo al Programa, por lo que solo se solicitará autorización de series documentales con periodo vencido. Por otro lado, si una Entidad no cuenta con Programa de Control de Documentos, se solicitará autorización para la eliminación por el Comité Evaluador de Documentos de la Entidad.

La evaluación de la solicitud de autorización inicia por la verificación del cumplimiento de los requisitos formales y de la integridad por parte de la Dirección de Normas Archivísticas. Si no se detectan observaciones se programará una visita a la entidad para verificar la información, y en caso se detecten se remitirá a la entidad para la subsanación en un plazo no mayor de cinco (5) días. Durante la visita, el funcionario encargado de la supervisión deberá verificar el metraje de la documentación propuesta para la eliminación en presencia del Jefe del Órgano de Administración de Archivo, y luego de esto se elaborará un informe técnico que será presentado a la Dirección de Normas Archivísticas.

Se especifica también que en caso, durante la visita, se verifique que la documentación a eliminar está ubicada en un lugar que no cuente con las medidas mínimas de seguridad y salubridad, se suspenderá la misma hasta que se garanticen las condiciones necesarias en un plazo no mayor de cinco (5) días hábiles, caso contrario se archivará el trámite. Es importante mencionar que en caso los documentos se encuentren en embajadas o consulados del extranjero, no se requerirá la visita de supervisión, dejando a cargo del proceso de verificación al Ministerio de Relaciones Exteriores.

La Dirección de Normas Archivísticas será responsable de remitir el Informe Técnico a la Dirección Nacional de Desarrollo Archivístico y Archivo Intermedio, sin embargo, deberá devolverlo al funcionario responsable en caso de observaciones. Luego, en caso de no detectarse observaciones, se elevará el Informe Técnico a la Comisión Técnica Nacional de Archivos, que será responsable de programar y convocar a sesión a sus miembros.

En caso de opinión favorable por parte de la Comisión Técnica Nacional de Archivos, se expedirá la resolución de autorización de eliminación, y en caso contrario, se devolverá a la Dirección de Normas Archivísticas para la notificación correspondiente.

II. Régimen Especial para la Eliminación del Sector Público.

Cabe, señalar que el Decreto Legislativo Nº 681, ampliado por la Ley 26612 y el Decreto Legislativo Nº 827, sobre Uso de Tecnologías Avanzadas en Materia de Archivo, establece un procedimiento especial para el Sector Público sobre eliminación de documentos, una vez convertidos a microformas.

De acuerdo a su Artículo 16 antes de proceder a la eliminación de un lote de documentos es necesario avisar por escrito al Director del Archivo Regional o Local, adjuntando un catálogo de los mismos. Desde la fecha de presentación del escrito existe un plazo máximo de tres (3) meses para que el Director del Archivo Regional o Local señale qué documentos deben de ser entregados al Archivo respectivo. Vencido el plazo, la entidad solicitante podrá disponer de los documentos, se prohíbe la incineración.

Conforme lo expuesto, dentro de los beneficios de utilizar microformas encontramos:

  • Agilizar el proceso de eliminación con plazos de retención más cortos.
  • Obtener documentos originales electrónicos con cualidades de durabilidad, inalterabilidad y fijeza superiores a los documentos originales, y con el mismo valor legal.
  • Disminuir el uso de papel y espacios de archivo, permitiendo el ahorro de recursos.
  • Mejorar la seguridad de los documentos sustituyendo con microformas los expedientes y documentos originales para todos los efectos legales.
  • Y el principal de todos, permitir la explotación en línea de los documentos de archivo en cualquiera de sus fases

Cybersec Consult S.A.
Febrero 2018

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